De meeste organisaties hebben veel kennis beschikbaar in elektronische documenten. Denk aan office-documenten (word, excel en presentaties) en pdf-documenten. Al deze documenten staan in het beste geval op een “netwerk-schijf” (fileshare). Dit vormt dan het Document Management Systeem (DMS). Echt overzichtelijk is dat meestal niet.
Met een wiki kun je veel verbetering brengen in het DMS.
Wikimedia Commons
Je merkt het niet als je Wikipedia gebruikt, maar veel van de afbeeldingen en andere media-files komen uit een centrale media-opslag. Deze opslag heet WikiMedia Commons en bevat tientallen miljoenen mediabestanden.
Foto’s, films, diagrammen, afbeeldingen geluiden, documenten enzovoort. Al deze bestanden hebben een beschrijving (meertalig), zijn gecategoriseerd en kunnen binnen of buiten Wikipedia gebruikt worden.
Wellicht het grootste DMS en vrij beschikbaar op internet.
Voordelen van een Wiki DMS
Het gebruik van een Wiki als DMS heeft zo zijn voordelen. Natuurlijk zullen voor- of nadelen verschillen per toepassing, maar in het algemeen geldt:
- Alle voordelen van een Wiki, gelden ook voor een Wiki als DMS
- Alle gewenste mogelijkheden voor het bestanden beheer zijn aanwezig en flexibel in te vullen
- Het Wiki DMS heeft een eigen herkenbare gebruikersinterface voor ‘mensen’ en
- een Wiki DMS heeft een API voor waarmee het toegankelijk is voor andere systemen
- een Wiki DMS – zeker MediaWiki – kan gebruikt worden naast al beschikbare openbare Wiki DMS-en (zoals Wikimedia Commons)